| ORDIN Nr. 1365/2021 din 5 noiembrie 2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura |
| ORDIN Nr. 1365/2021 din 5 noiembrie 2021 pentru aprobarea Procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise în relatia B2G în sistemul national privind factura electronica RO e-Factura EMITENT: MINISTERUL FINANTELOR PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 1065 din 8 noiembrie 2021 In baza prevederilor art. 3 alin. (4) si art. 9 alin. (1) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica în România, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, înmatricularii sau înregistrarii în România, precum si supravegherea pietei pentru acestea, în temeiul prevederilor art. 10 alin. (4) din Hotarârea Guvernului nr. 34/2009 privind organizarea si functionarea Ministerului Finantelor, cu modificarile si completarile ulterioare, ministrul finantelor emite urmatorul ordin: ART. 1 (1) Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura este disponibil în sistemul informatic Spatiul privat virtual, denumit in continuare SPV. Operatorii economici care se înregistreaza în SPV pentru utilizarea sistemului RO e-Factura se supun prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta între Ministerul Finantelor/organul fiscal central si persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica, cu modificarile si completarile ulterioare. (2) Se aproba Procedura de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise în relatia B2G în sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prevazuta în anexa care face parte integranta din prezentul ordin. ART. 2 Prezentul ordin se publica în Monitorul Oficial al României, Partea I. Ministrul finantelor, Dan Vîlceanu Bucuresti, 5 noiembrie 2021. Nr. 1.365. ANEXA PROCEDURA de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise în relatia B2G în sistemul national privind factura electronica RO e-Factura ART. 1 Dispozitii generale (1) Prezenta procedura stabileste cadrul de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, denumit în continuare sistemul RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise în relatia B2G în sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. (2) Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura reprezinta ansamblul de principii, reguli si aplicatii informatice având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice reglementate la nivel national, stocarea prin mijloace electronice a facturilor si transmiterea catre destinatar. (3) Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat si administrat de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National de Informatii Financiare. (4) Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie înregistrati în Spatiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit, cu respectarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta între Ministerul Finantelor/organul fiscal central si persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica, cu modificarile si completarile ulterioare. (5) In vederea utilizarii sistemului RO e-Factura în relatia B2B, emitentul si destinatarul trebuie sa fie înregistrati în Registrul RO e-Factura. (6) Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica în România, precum si pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere în vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, înmatricularii sau înregistrarii în România, precum si supravegherea pietei pentru acestea trebuie sa fie înregistrate în Registrul entitatilor publice, conform prevederilor Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finantelor publice, nr. 2.004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entitatilor publice si registrul altor entitati, cu modificarile si completarile ulterioare. ART. 2 Pregatirea si transmiterea facturii electronice (1) Emitentul facturii electronice pregateste fisierul corespunzator facturii electronice în format XML, conform documentatiei tehnice publicate în sectiunea dedicata RO e-Factura disponibila pe portalul Ministerului Finantelor, respectiv Agentiei Nationale de Administrare Fiscala. Fisierul XML trebuie sa respecte standardul european EN 16931 (model semantic de baza al facturii electronice) si regulile nationale RO-CIUS prevazute în legislatia specifica. (2) In vederea transmiterii facturii electronice, emitentul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru: a) interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface); b) utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie în mod gratuit de catre Ministerul Finantelor. (3) Documentatia tehnica pentru microserviciile si aplicatiile prevazute la alin. (2) este disponibila la adresa web www.efactura.mfinante.ro. (4) In urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie automat un numar de identificare, utilizat ca referinta în cadrul proceselor si operatiunilor specifice sistemului. ART. 3 Verificarea facturii electronice (1) Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticitatii originii privind identitatea emitentului, precum si a integritatii continutului dupa transmiterea fisierului corespunzator facturii electronice, fara a include verificarea realitatii tranzactiilor dintre emitentul si destinatarul facturii electronice. (2) Dupa transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura efectueaza urmatoarele operatiuni, în mod automat, asupra fisierului în format XML, dupa cum urmeaza: a) verificari si validari privind structura si sintaxa; b) verificari semantice. Dupa efectuarea acestor operatiuni se genereaza un mesaj automat de raspuns. (3) In situatia în care drept urmare a operatiunilor prevazute la alin. (2) nu sunt identificate erori, se aplica semnatura electronica a Ministerului Finantelor care atesta primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se considera fisierul de tip XML însotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, care este pus la dispozitia emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fisier arhiva de tip zip. (4) In situatia în care drept urmare a operatiunilor prevazute la alin. (2) sunt identificate erori, factura electronica nu se considera transmisa în sistem, respectiv nu este primita de catre destinatar, emitentul primind un fisier de tip XML ce contine erorile identificate, însotit de semnatura electronica a Ministerului Finantelor, sub forma unui fisier arhiva de tip zip. (5) Dupa corectarea erorilor identificate, potrivit alin. (4), emitentul transmite factura electronica în sistemul RO e-Factura. (6) Pe toata perioada verificarilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fisierului transmis. (7) Dupa efectuarea verificarilor automate, fisierele prevazute la alin. (3) si (4) vor fi disponibile în sistem pentru descarcare. ART. 4 Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise în relatia B2B (1) In vederea primirii si descarcarii facturii electronice, destinatarul utilizeaza mijloacele de identificare electronica pentru accesarea SPV, pentru: a) interconectarea aplicatiei disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface); b) utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie în mod gratuit de catre Ministerul Finantelor. (2) Documentatia tehnica pentru microserviciile si aplicatiile prevazute la alin. (1) este disponibila la adresa web www.efactura.mfinante.ro. ART. 5 Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise în relatia B2G (1) Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relatia B2G, au obligatia sa primeasca si sa descarce factura electronica, prin accesarea "Punctului Unic de Acces" de pe site-ul Ministerului Finantelor - Sistemul national de raportare Forexebug, sectiunea "Vizualizare rapoarte" - "Facturi electronice". (2) Primirea si descarcarea facturii electronice emise în relatia B2G potrivit alin. (1) pot fi efectuate numai de catre persoanele înrolate cu rol de vizualizare rapoarte în sistemul national de raportare al Ministerului Finantelor, potrivit procedurii prevazute în anexa nr. 1 la Ordinul ministrului finantelor publice nr. 517/2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de functionare a sistemului national de raportare - Forexebug, cu modificarile si completarile ulterioare. (3) Documentatia tehnica privind microserviciile si alte aplicatii este disponibila la adresa web www.efactura.mfinante.ro. (4) Aplicatia de conversie prevazuta la art. 8 alin. (3) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 este pusa la dispozitie de catre Ministerul Finantelor, prin Centrul National pentru Informatii Financiare, la adresa web www.efactura.mfinante.ro. ART. 6 Corectia facturii electronice (1) In situatia unei facturi electronice emise în relatia B2B asupra careia destinatarul are obiectii, acesta înstiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicata în documentatia tehnica prevazuta la art. 4 alin. (2). (2) In situatia unei facturi electronice emise în relatia B2G asupra careia destinatarul are obiectii, acesta înstiinteaza emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului national de raportare - Forexebug, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicata în documentatia tehnica prevazuta la art. 5 alin. (3). (3) Factura electronica comunicata destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura. (4) Corectia facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectueaza conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare. Factura electronica corectata se transmite în cadrul aceluiasi sistem RO e-Factura. ART. 7 Notificarea emitentului si destinatarului privind factura electronica (1) Pentru fisierele nedescarcate prevazute la art. 3 alin. (3) si (4), precum si pentru mesaje transmise de catre destinatar si nedescarcate de catre emitent, se transmit notificari în ziua urmatoare publicarii fisierelor nedescarcate, în mod automat. Notificarile sunt transmise la adresele de posta electronica completate în SPV de catre reprezentantii emitentului, daca a fost exprimata optiunea în acest sens. (2) Pentru fisierele corespunzatoare facturilor primite si nedescarcate de catre destinatar prevazute la art. 4 si 5, se transmit notificari în ziua urmatoare publicarii fisierelor nedescarcate, în mod automat. Notificarile sunt transmise la adresele de posta electronica completate în SPV de catre reprezentantii destinatarului, daca a fost exprimata optiunea în acest sens. ART. 8 Disponibilitatea pentru descarcarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura (1) Data comunicarii facturii electronice catre destinatar se considera data la care factura electronica este disponibila acestuia pentru descarcare din sistemul RO e-Factura. (2) Fisierele corespunzatoare facturii electronice în format XML si mesajele de eroare sunt disponibile pentru descarcare 60 de zile de la momentul publicarii în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare si eliberate la cerere. --------------- |
